Datenschutz bei PATOffice - Dein wichtigstes Gut verdient den besten Schutz.

Stell dir vor, du arbeitest seit drei Jahren an einer Technologie, die deinen Markt verändern wird. Dein Team hat Hunderte von Stunden in Recherche, Experimente und Patentanmeldungen investiert. Dann erfährst du, dass ein Wettbewerber – wenige Monate vor deiner Markteinführung – eine erschreckend ähnliche Lösung präsentiert.

Kein Zufall. Kein Parallelentwicklung. Datenleck.

Dieses Szenario ist keine Paranoia. Es passiert. Und es passiert häufiger, als die meisten Unternehmen öffentlich zugeben.

IP ist das höchste Gut vieler Unternehmen – und wird trotzdem oft am schlechtesten geschützt.

In produzierenden Unternehmen, in Technologiefirmen, in Pharmaunternehmen – überall dort, wo Innovation der eigentliche Wettbewerbsvorteil ist – ist das geistige Eigentum oft wertvoller als jede Maschine, jedes Gebäude, jedes Produkt im Regal. Patente, Erfindungsoffenbarungen, laufende Anmeldungen, technische Gutachten: Das ist das Fundament, auf dem zukünftige Marktpositionen gebaut werden.

Und trotzdem wird dieser Bereich in vielen Unternehmen digital behandelt wie ein normaler Arbeitsbereich. Dokumente in generischen Cloud-Speichern. Kommentare in E-Mail-Threads. Rechercheergebnisse in Tools, deren Datenschutzbedingungen kaum jemand gelesen hat.

Strategische Finanzentscheidungen werden hinter Firewalls und Zugriffskontrollen abgesichert. M&A-Prozesse laufen in abgeschotteten Datenräumen. Aber die Patentarbeit – die Grundlage für zukünftige Marktführerschaft – läuft manchmal nebenher, ohne die gleiche Sorgfalt.

Das muss sich ändern.

Warum Patentarbeit besonders schützenswert ist.

Patente sind von Natur aus sensitiv – und zwar auf eine ganz besondere Art.

Eine unveröffentlichte Patentanmeldung beschreibt im Detail, was dein Unternehmen als nächstes plant. Sie zeigt, in welche Technologierichtung ihr denkt, welche Probleme ihr löst und wie. Wer diese Information hat, hat einen Vorsprung – lange bevor das Patent öffentlich wird.

Dazu kommt: IP-Arbeit ist kollaborativ. Patentingenieure, externe Anwälte, R&D-Teams, manchmal auch Gutachter – viele Menschen arbeiten an denselben Dokumenten. Jeder Zugangspunkt ist ein potenzielles Risiko. Jede ungesicherte Schnittstelle eine Einladung.

Und dann ist da noch die KI. Immer mehr Teams nutzen KI-Tools, um Patente zu analysieren, Recherchen zu beschleunigen oder Anmeldungen vorzubereiten. Das ist richtig und sinnvoll. Aber es stellt eine neue Frage: Wo landen diese Daten? Werden sie zum Trainieren von Modellen verwendet? Wer hat Zugriff?

Wie wir bei PATOffice an Sicherheit denken.

PATOffice wurde von europatent entwickelt – einem Unternehmen, das seit den 1950ern im IP-Bereich tätig ist. Jahrzehnte, in denen wir gelernt haben, was Vertrauen in diesem Kontext wirklich bedeutet. Unsere Kunden teilen mit uns die sensibelsten Informationen ihres Unternehmens. Das war schon immer so – und es war immer eine Verantwortung, die wir ernst genommen haben.

Als wir PATOffice entwickelt haben, war Sicherheit deshalb kein Feature, das wir am Ende hinzugefügt haben. Es war eine Grundentscheidung.

Konkret bedeutet das:

Kein KI-Modelltraining mit euren Daten.

Was ihr in PATOffice eingebt, analysiert oder kommentiert, bleibt bei euch. Es wird niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet – nicht von uns, nicht von Drittanbietern.

Geschlossenes KI-System.

Unsere KI-Funktionen arbeiten ausschließlich mit Patentdokumenten und vordefinierten Prompts. Interne Kommentare, Tags, Nutzerinformationen – all das bleibt außen vor.

Verschlüsselung auf Enterprise-Niveau.

Alle Daten sind während der Übertragung und im Ruhezustand mit TLS 1.3 und AES-256 verschlüsselt.

Hosting auf AWS (EU).

Eure Daten werden ausschließlich auf AWS-Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Sie verlassen die EU nicht.

Volle Kontrolle

‍SSO über Microsoft Entra ID, rollenbasierte Berechtigungen, lückenloses Activity Logging, Datenlöschung auf Anfrage.

SOC 2 Type II

Zertifizierung aktuell in Bearbeitung. DSGVO-konform. ISO 27001 (AWS). EU AI Act-konform.

Vertrauen ist keine Selbstverständlichkeit – es muss verdient werden.

Ich spreche regelmäßig mit IP-Verantwortlichen, die mir sagen: „Wir wissen, dass wir das absichern müssen – aber wir wissen nicht genau, wo wir anfangen sollen." Das ist eine ehrliche Aussage. Und sie zeigt, dass das Thema in vielen Unternehmen noch nicht die Priorität hat, die es verdient.

Meine Empfehlung: Stellt euren Tools dieselben Fragen, die ihr einem neuen Mitarbeiter stellen würdet, der Zugang zu euren sensibelsten Informationen bekommt. Wer hat Zugriff auf meine Daten? Was passiert damit? Wo werden sie gespeichert? Wer haftet, wenn etwas schiefgeht?

Wenn ein Tool diese Fragen nicht klar beantworten kann, ist das eine Antwort für sich.

Bei PATOffice können wir diese Fragen beantworten. Und wir tun es gerne.

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Lukas Kappelsberger CEO, PATOffice | europatent

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