Patentüberwachung mit Excel

‍Spoiler-Alarm 1: Mit einer Software wie PATOffice sind Sie besser dran

Spoiler-Alarm 2: Auch wenn wir Ihnen hier einen ausführlichen Artikel über die Nachteile der Patentüberwachung mit Excel-Tabellen zeigen möchten, haben wir heute ein kleines Goodie für Sie, wenn Sie weiterhin Excel als Tool verwenden möchten.

Wir haben eine einfach zu verwendende, kostenlose Excel-Vorlage für Ihre Patentüberwachung mit einer Excel-Tabelle erstellt. Sie finden den Download hier.

Let's get started!

Es hat sich gezeigt, dass viele Unternehmen, selbst solche mit umfangreichen Patentportfolios, bei der Verwaltung ihres geistigen Eigentums auf Excel zurückgreifen. Das mag überraschen, ist aber eine gängige Praxis, die ihre eigenen Probleme mit sich bringt. Beispielsweise können Excel-Tabellen umständlich zu navigieren und zu aktualisieren sein, was zu Ineffizienzen und Frustration führen kann. Wenn Unternehmen wachsen und ihr Portfolio an geistigem Eigentum erweitern, werden die Grenzen von Excel noch deutlicher. Um die Verwaltung ihres geistigen Eigentums zu rationalisieren und kostspielige Fehler zu vermeiden, wenden sich viele Unternehmen spezialisierten Softwarelösungen zu, die robustere Funktionen und größere Flexibilität bieten.

Wir geben Ihnen einen Überblick darüber, warum Softwarelösungen nicht nur Geld kosten, sondern auch Zeit, Energie und Ressourcen sparen und gleichzeitig Ihre Innovationskraft und Effizienz steigern:

1. Excel-Tabellen erfordern viel manuelle Arbeit
2. Tabellenkalkulationen entsprechen nicht den Bedürfnissen moderner Benutzer
3. Die Kategorisierung von Patenten erfordert viel Zeit und manuelle Schritte
4. Menschliche Fehler sind in Excel-Tabellen häufiger anzutreffen
5. Excel kann nicht mit anderen Tools integriert werden - normalerweise
6. Zusammenarbeit und einfache Projektmanagementaufgaben, wie Deadlines oder Statusänderungen, können in Excel nicht nachverfolgt werden

1. Excel-Tabellen erfordern viel manuelle Arbeit

Eine Excel-Tabelle mag zwar nützlich sein, um Daten zu speichern, sie ist aber kein Ersatz für eine Datenbank, insbesondere nicht für In-House Anwälte, die Informationen auf dem neuesten Stand halten müssen. Wenn Sie ein großes Patentportfolio mit Tausenden von Patenten verwalten, kann die manuelle Aktualisierung der Tabelle sehr zeitaufwändig sein. Wenn sich Ansprüche oder Patentinhaberschaft ändern, besteht die einzige Möglichkeit, die Tabelle auf dem neuesten Stand zu halten, darin, die Änderungen manuell vorzunehmen. Wenn Sie Patente von Wettbewerbern mithilfe von Excel überwachen, müssen Sie z. B. auf das ESPACEnet zugreifen, die gewünschten Daten herunterladen und alle erforderlichen Daten manuell in Ihre Excel Tabelle kopieren. Dieser Vorgang kann sehr mühsam sein und wird Ihre Produktivität mit Sicherheit verringern.

Um optimale Effizienz und Genauigkeit zu gewährleisten, sollten In-House Anwälte und IP Manager fortschrittliche Softwaretools einsetzen, die speziell für die automatische Extraktion, Speicherung und Aktualisierung von Patenten aus Datenbanken entwickelt wurden. Diese Tools helfen Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren, und ermöglichen es Ihnen, sich mehr auf Ihre juristischen und strategischen Kernaufgaben zu konzentrieren.

Ein solches Werkzeug ist unsere Software PATOffice. Es handelt sich um eine innovative Software, die nachweislich die erforderlichen Ergebnisse liefert. Mit PATOffice erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen, direkt aus den relevanten Patentdatenbanken, wodurch die zeitaufwändige manuelle Aktualisierung Ihrer Tabellen entfällt. Dieses hochentwickelte Tool verbessert Ihre Transparenz und bietet Ihnen wertvolle Einblicke in Ihr Patentportfolio. Darüber hinaus werden Sie in Echtzeit über alle Änderungen in den Portfolios Ihrer Konkurrenten oder in anderen verfolgten Portfolios benachrichtigt. Der Einsatz von PATOffice verschafft Ihnen also einen Wettbewerbsvorteil und hilft Ihnen, in der sich ständig weiterentwickelnden Welt der Patentaktivitäten und damit auch der technologischen Entwicklungen immer einen Schritt voraus zu sein.

2. Excel Tabellen entsprechen nicht den Bedürfnissen moderner Benutzer

Excel Tabellen sind ein häufig verwendetes Instrument zur Organisation und zum Austausch von Daten. Für größere Dateien, wie z. B. das Patentportfolio eines Unternehmens, ist der Austausch per E-Mail jedoch nicht unbedingt die praktischste Option. Nicht nur, dass große Dateien schwer zu versenden sind, auch die Nachverfolgung von Änderungen in verschiedenen Versionen der Tabelle kann eine Herausforderung darstellen.

In diesem Fall sind alternative Methoden der gemeinsamen Nutzung und Zusammenarbeit möglicherweise besser geeignet. Eine Möglichkeit ist die Verwendung einer Cloud-basierten Plattform, die die Zusammenarbeit in Echtzeit und die gemeinsame Nutzung großer Dateien ermöglicht. Auf diese Weise können die Teammitglieder gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten und Änderungen in Echtzeit sehen, ohne dass mehrere Versionen derselben Datei erforderlich sind.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Datei in kleinere, leichter zu handhabende Teile zu zerlegen und diese einzeln freizugeben. Dabei kann es jedoch schwierig sein, Änderungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder mit der aktuellsten Version der Datei arbeiten.

Letztendlich hängt die beste Vorgehensweise von den spezifischen Anforderungen des Teams und der Art der gemeinsam genutzten Daten ab. Durch die Abwägung der Vor- und Nachteile der verschiedenen Freigabemethoden können Teams den effektivsten Weg für die Zusammenarbeit an ihren Tabellenkalkulationen und anderen wichtigen Dokumenten wählen.

Eine zentralisierte Patentintelligenz-Software ermöglicht es mehreren Nutzern, auf aktuelle Patentdokumente zuzugreifen, ohne sich gegenseitig in die Daten einzumischen. Das ist für die Zusammenarbeit äußerst praktisch und effizient. Mit PATOffice wird dies noch einfacher, da die Kollegen dieselbe Plattform nutzen und die Änderungen, Kommentare, Bewertungen und vorgeschlagenen Maßnahmen der anderen sehen können. Die benutzerfreundliche Oberfläche der Software macht es auch Personen mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen leicht, sich auf der Plattform zurechtzufinden und sie zu nutzen. Das bedeutet, dass auch diejenigen, die nicht unbedingt Patentexperten sind, einen effektiven Beitrag zum Recherche- und Analyseprozess leisten können.

3. Die Kategorisierung von Patenten erfordert viel Zeit und manuelle Schritte

Anwaltskanzleien senden in der Regel riesige Excel Tabellen mit Anweisungen an die hauseigenen Anwälte und IP Verantwortlichen. Diese Tabellen enthalten jedoch oft Tausende von nicht kategorisierten Patenten, so dass es mühsam ist, sie zu filtern.

Einige Anwälte und Kanzleien haben dagegen begonnen, fortschrittliche Software einzusetzen, die den Prozess der Kategorisierung von Patenten automatisiert und es In-House Anwälten und IP Managern erleichtert, die für ihr Unternehmen wichtigsten Patente zu identifizieren. Diese Software kann auch potenzielle Verletzungsprobleme erkennen und die Verantwortlichen auf mögliche rechtliche Risiken hinweisen.

Darüber hinaus haben einige Anwaltskanzleien damit begonnen, Schulungen für IP Abteilungen anzubieten, in denen sie lernen, wie sie diese Software optimal nutzen können. Diese Schulungen behandeln Themen wie die Suche nach relevanten Patenten, die Filterung der Ergebnisse und den Export der Daten in ein handlicheres Format.

Dieser Ansatz hat sich sowohl für die Kanzleien als auch für ihre Mandanten als vorteilhaft erwiesen. Die Mandanten erhalten eine relevante und zuverlässige Rechtsberatung, während die Kanzleien ihre Dienstleistungen effizienter und effektiver erbringen können. Es ist daher zu erwarten, dass immer mehr Anwaltskanzleien diesen Ansatz in Zukunft übernehmen werden.

Der Einsatz eines Patentintelligenz-Tools wie PATOffice kann Ihre Prozesse zur Verwaltung von Patentdaten erheblich verbessern. Mit PATOffice können Sie die Daten aus Ihrer Excel Tabelle automatisch in das benutzerfreundliche Software-Dashboard übertragen und die Patente anhand der von Ihnen definierten Kategorien kategorisieren. Damit entfällt für Sie die Notwendigkeit, unzählige Stunden mit dem Erlernen und Anwenden komplexer Excel-Codes zu verbringen, so dass Sie sich auf wertschöpfungsintensivere Tätigkeiten konzentrieren können.

Die benutzerfreundliche Oberfläche von PATOffice bietet eine nahtlose und intuitive Erfahrung, die es Ihnen ermöglicht, alle relevanten Informationen schnell zu kategorisieren und in Ihren Arbeitsbereichen zu speichern. So können Sie beispielsweise mit nur wenigen Klicks eine umfassende Liste von Patenten erstellen, die zu einem bestimmten Technologiebereich gehören. Sie legen die gewünschten Kriterien fest, und die Plattform kümmert sich um den Rest.

Mit PATOffice können Sie Ihren Patentüberwachungsprozess rationalisieren und mehr Zeit und Ressourcen in die Wertschöpfung aus Ihrem Patentportfolio investieren. So sind Sie der Konkurrenz immer einen Schritt voraus und erreichen Ihre Geschäftsziele mit größerer Leichtigkeit und Effizienz.

4. Menschliche Fehler sind in Excel-Tabellen häufiger anzutreffen

Die Genauigkeit der Bearbeiter von Daten und Tabellen ist bei der Durchführung von Analysen von größter Bedeutung. Sie ermöglicht nicht nur die korrekte Bewertung von Informationen, sondern gewährleistet auch, dass die Endergebnisse zuverlässig und vertrauenswürdig sind.

Um dies zu erreichen, haben aktuelle IP Intelligence Softwares hochmoderne Algorithmen für maschinelles Lernen und Automatisierungsprozesse entwickelt, die dazu beitragen können, das Potenzial für menschliche Fehler auszuschalten.

Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Daten. Durch den Einsatz automatisierter Prozesse können Daten gesammelt, analysiert und präsentiert werden, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind, wodurch das Risiko von Fehlern, die das gesamte Projekt ungültig machen könnten, verringert wird. Der Einsatz dieser fortschrittlichen Technologien ist von entscheidender Bedeutung, um eine genaue und zuverlässige Datenanalyse zu gewährleisten.

5. Excel kann nicht mit anderen Tools integriert werden - normalerweise

Viele Unternehmen haben Probleme mit der Verwaltung ihres Portfolios, weil sie nicht einheitlich vorgehen. Einige verwenden Excel Tabellen, andere wiederum verschiedene Tools, z. B. Excel, PDF, Outlook, Word usw.

Dieser hybride Ansatz führt jedoch häufig dazu, dass die Daten über mehrere Systeme verteilt sind, was die Erstellung von Berichten und die Durchführung von Analysen zu einer nicht enden wollenden Tortur macht, insbesondere für Unternehmen mit großen Patentportfolios.

Trotz seiner Nützlichkeit bei der Erfassung bestimmter Datensätze kann der Export verschiedener Datensätze aus unterschiedlichen Tools und deren Zusammenführung in einem Bericht ein langwieriger Prozess sein, insbesondere bei der Analyse mehrdimensionaler Datensätze, wie z. B. Technologietrends. Daher sollten Unternehmen einen einheitlicheren Ansatz für die Verwaltung ihres Portfolios in Betracht ziehen, um ihre Daten zu rationalisieren und umfassendere und effizientere Berichte und Analysen zu erstellen.

Eine Lösung wie PATOffice kann als All-in-One-Lösung für die Überwachung von Patenten dienen, da sie neue relevante Patente automatisch in Ihre individuelle Datenbank lädt, sie entweder automatisch kategorisiert und bewertet oder Sie diese Schritte auch manuell durchführen könne und Ihnen außerdem die Möglichkeit gibt, die gegebenen Patentdaten gemeinsam zu bearbeiten und auszuwerten.

Außerdem arbeiten wir noch an weiteren Integrationen und der Vereinfachung von Prozessen. Stay tuned!

6. Zusammenarbeit und einfache Projektmanagementaufgaben, wie Deadlines oder Statusänderungen, können in Excel nicht nachverfolgt werden

Wenn ein Patentanwalt und ein Ingenieur an einem Projekt arbeiten, verwenden sie möglicherweise Excel, um bei bestimmten Aufgaben zusammenzuarbeiten. excel ist zwar nützlich, aber es kann die Fähigkeit beeinträchtigen, Engpässe zu erkennen. Um dieses Problem zu beheben, ist es wichtig, ein System zu haben, das es mehreren Mitarbeitern ermöglicht, die Arbeit zu verwalten und Projekte zu verfolgen, was letztendlich das Portfoliomanagement effizienter macht.

Eine Lösung ist PATOffice, unser cloudbasiertes Software-Tool, mit dem Sie Kommentare oder Anweisungen in Ihren Workspaces hinterlassen können. Auf diese Weise können Sie Ihre Kollegen ganz einfach darüber informieren, welche Patente Aufmerksamkeit erfordern und welche spezifischen Schritte unternommen werden müssen. Darüber hinaus können Sie für jeden Technologiebereich separate Arbeitsbereiche, sog. Workspaces einrichten, die auf Patente in einem bestimmten Industriebereich spezialisiert sind. Auf diese Weise können Sie die Aufgabenzuweisung und Fortschrittsverfolgung vereinfachen und so die Gesamteffizienz und Produktivität steigern.

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Sie denken vielleicht, dass die Verwendung von Excel eine gute Idee ist, weil sie kostenlos ist. Es stimmt zwar, dass Excel kein (bzw. "wenig") Geld kostet, aber es ist dennoch mit Kosten verbunden. Durch die Verwendung von Excel entgehen Ihnen möglicherweise Möglichkeiten, die mit fortschrittlicheren Tools hätten genutzt werden können. Außerdem sind Excel Tabellen anfällig für Fehler, deren Behebung kostspielig sein kann.

Die Kosten für die Verwendung von Excel Tabellen beschränken sich jedoch nicht nur auf verpasste Chancen und anfechtbare Fehler. Es gibt auch immaterielle Kosten, die nicht in Geld gemessen werden können. Diese Kosten sind die Zeit - das Einzige, was Sie nicht sparen, zurückkaufen oder vor Gericht verteidigen können. Durch die Verwendung von Tabellenkalkulationen vergeuden Sie möglicherweise wertvolle Zeit, die Sie für produktivere Tätigkeiten verwenden könnten. Tabellenkalkulationen mögen zwar kostenlos sein, aber sie sind mit Kosten verbunden, die Sie sich möglicherweise nicht leisten können.

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Wie am Anfang dieses Artikels erwähnt, haben wir jedoch an Sie und Ihre Wünsche gedacht, Patente mit einer einfachen Excel-Tabelle zu überwachen.

Und damit Sie gleich richtig loslegen können, haben wir eine schöne Excel-Vorlage zusammengestellt.

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‍Hier gelangen Sie in den Download-Bereich.

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Falls Sie Fragen, Feedback oder weitere Ideen haben, um diese Vorlage noch besser zu machen, lassen Sie es uns bitte wissen.

Unser Hauptaugenmerk liegt auf der Verbesserung unserer Dienstleistungen.

Vielen Dank im Voraus!!!

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